Unternehmen fragen sich schon seit Langem, ob ihre Mitarbeiter konzentriert bei der Sache sind und ihre Arbeit erledigen. Um diese Frage zu beantworten, setzen viele in der modernen Arbeitswelt auf Software zur Mitarbeiterüberwachung.
Von Gesichtserkennung über Überwachungskameras und Zeiterfassung bis hin zu ein paar Männern, die den Mitarbeitern einfach über die Schulter schauen – es gibt unzählige Möglichkeiten, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter bei der Sache und produktiv bleiben. Mit der massiven Verlagerung hin zu Remote- und hybriden Arbeitsplätzen infolge der COVID-19-Pandemie wurde Software zur Mitarbeiterüberwachung wichtiger denn je. Laut einer von StandOut CVdurchgeführten Studie nutzt 1 von 5 Unternehmen irgendeine Form von Tool zur Mitarbeiterüberwachung.
Allerdings sind manche Methoden fragwürdiger, teurer oder unpraktischer als andere, und isoliert betrachtet kann es schwierig sein, herauszufinden, welche davon zutrifft. Im Folgenden beleuchten wir die guten, die schlechten und die schlichtweg unheimlichen Seiten der Mitarbeiterüberwachung – ebenso wie beabsichtigte und unbeabsichtigte Folgen –, damit Sie den besten Weg finden, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter bei der Sache bleiben.
Was ist Mitarbeiterüberwachung und warum wird sie eingesetzt?
Die Definition von Mitarbeiterüberwachung steckt bereits im Namen: Es handelt sich um die Überwachung Ihrer Beschäftigten mithilfe verschiedener Methoden und Werkzeuge. Diese können unterschiedliche Formen annehmen, die wir weiter unten genauer besprechen. In einem modernen Büro ist jedoch Softwareüberwachung am verbreitetsten. Dabei wird eine Software auf den Computern der Mitarbeiter installiert, die anschließend beispielsweise die Webaktivitäten erfassen kann.
Es gibt zahlreiche Gründe, Mitarbeiterüberwachung in einer Organisation einzuführen. Der offensichtlichste ist die Leistungskontrolle. Wenn Sie befürchten, dass Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben nicht ordnungsgemäß erledigen, können Methoden zur Mitarbeiterüberwachung diese Sorgen lindern. Hinzu kommen Sicherheitsaspekte, etwa der Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder die Vermeidung rechtlicher Haftung im Falle eines Arbeitsunfalls oder -vorfalls.
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Vorteile der Mitarbeiterüberwachung
Die Vorteile der Mitarbeiterüberwachung können je nach den Anforderungen der Organisation variieren. So beschrieb beispielsweise ein Artikel aus dem Jahr 2014 für Forbesdie Vorteile, die Speditionen durch die Einführung von Systemen zur Mitarbeiterüberwachung erzielen können – insbesondere eine mögliche Verringerung der Häufigkeit und Schwere von Unfällen. Außerdem konnten sich Unternehmen damit an eine damals erst kürzlich verschärfte Regelung zu den zulässigen Arbeitszeiten (Hours of Service, HOS) anpassen.
Mitarbeiterüberwachung kann auch gesundheitliche Vorteile haben, wenn sie auf Programme außerhalb der Arbeitszeit ausgeweitet wird, etwa auf die Gesundheitsnavigationsplattform Castlight Health. Diese analysiert von Mitarbeitern selbst gemeldetes Verhalten, Selbsteinschätzungen und gesundheitsbezogene Online-Suchen, um ihnen dabei zu helfen, im Alltag gesündere Entscheidungen zu treffen. Fitbit und ähnliche Technologien können zur Erfassung der Trainingsroutinen von Mitarbeitern eingesetzt werden; manche Unternehmen bieten für gutes Verhalten sogar Belohnungen wie zusätzliche freie Tage an. Gesunde Mitarbeiter sind in der Regel aufmerksamer und produktiver – die Vorteile der Förderung gesunder Aktivitäten können für ein Unternehmen daher erheblich sein.
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Steigert Mitarbeiterüberwachung die Produktivität?
Für viele Organisationen lautet die entscheidende Frage, ob Tools zur Mitarbeiterüberwachung die Produktivität ihrer Beschäftigten steigern. Das ist ein gängiges Verkaufsargument für diese Technologie – aber gibt es Belege für diese Behauptungen?
Diese Frage wird eingehend untersucht, seit Computer und die von ihnen gebotenen Überwachungsmöglichkeiten in den 1980er-Jahren erstmals Einzug in die Arbeitswelt hielten. Kurz gesagt: Die Ergebnisse sind gemischt. In einer Studie aus dem Jahr 1986vermerkten die Autoren, die in „Communications of the ACM“ veröffentlicht wurde: „Einige [Manager] sehen positive Effekte, etwa eine höhere Produktivität, eine genauere Beurteilung der Mitarbeiterleistung und eine stärkere organisatorische Kontrolle über die Beschäftigten.“
Weiter heißt es jedoch: „Die Einführung einer computergestützten Leistungsüberwachung kann zu einem Arbeitsplatz führen, der für viele Mitarbeiter weniger zufriedenstellend ist . . . [und] ein wettbewerbsorientierteres Umfeld schaffen, was die Qualität der sozialen Beziehungen beeinträchtigen kann.“
Als jüngeres Beispiel führte das in Akron ansässige Unternehmen Afton Manufacturing Ende der 2010er-Jahre RFID-Sensoren ein und berichteteim ersten Jahr mindestens 300 Arbeitsstunden eingespart zu haben, was dem Unternehmen eine Produktivitätssteigerung im Wert von 6.000 US-Dollar bescherte.
Susan Schumachers 2011 in ESSAI veröffentlichter Artikel mit dem Titel „Was Mitarbeiter über die elektronische Leistungsüberwachung wissen sollten“stellt die häufig behaupteten Produktivitätssteigerungen jedoch infrage:
„…Studien zeigen, dass Überwachung zwar kurzfristig einige positive Produktivitätseffekte hervorbringen kann, die langfristig negativen Auswirkungen auf den Arbeitsplatz jedoch die Beziehungen zwischen Führungskräften und Mitarbeitern verschlechtern und unnötigen Stress sowie emotionale und körperliche Gesundheitsprobleme bei den Beschäftigten verursachen.“
Schumacher merkte außerdem an:
„Der Großteil der quantitativen Informationen über EPM ist stark zugunsten der Unternehmen gewichtet: Unternehmen schützen sich vor Informationslecks, nicht arbeitsbezogener Internetnutzung, die die Produktivität der Mitarbeiter verringert, einem erhöhten Risiko netzwerkzerstörender Viren und Sicherheitsverletzungen, die vertrauliche Informationen bedrohen. Im Gegensatz dazu haben nur wenige Berichte die emotionalen und körperlichen Auswirkungen auf Mitarbeiter quantifiziert oder Vorschläge zur Linderung oder Verringerung stressbedingter Symptome gemacht.“
Obwohl der Artikel 2011 verfasst wurde, stammt der Löwenanteil der Informationen zum Thema Mitarbeiterüberwachung noch immer von Unternehmen. Ob es nun Unternehmen wie Afton Manufacturing sind, die die Zahl der eingesparten Arbeitsstunden hervorheben, oder diese Studie aus dem Jahr 2014 aus der Dienstleistungsbranchedie behauptet, Überwachung veranlasse Mitarbeiter zu härterer Arbeit, zugleich aber einräumt, dass diese Systeme die Fähigkeit der Beschäftigten beeinträchtigen können, ihren Lebensunterhalt zu bestreiten: „Der Verlust selbst kleiner Einkommensbeträge kann die Fähigkeit des Arbeiters, grundlegende Lebenshaltungskosten zu decken, erheblich beeinträchtigen.“
Dieses Ungleichgewicht bei den Informationen kann es schwierig machen, zu beziffern, wie groß der positive langfristige Einfluss der Mitarbeiterüberwachung auf die Produktivität tatsächlich ist. Denn die von Unternehmen stammenden Informationen stellen die schädlichen Auswirkungen, die diese Tools auf das psychische und körperliche Wohlbefinden sowie die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter haben können, nur selten den von ihnen berichteten kurzfristigen Produktivitätsgewinnen gegenüber. Die Arbeitszufriedenheit der Beschäftigten hat nachweislich positive Auswirkungenauf ihre Produktivität.
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Nachteile der Mitarbeiterüberwachung
Die größten Nachteile der Mitarbeiterüberwachung betreffen ihre Auswirkungen auf die Beschäftigten. Mitarbeiterüberwachung am modernen Arbeitsplatz wird häufig mit dem Konzept des „Panoptikums“ verglichen, eines hypothetischen Gefängnisses, das der englische Philosoph Jeremy Bentham im 18. Jahrhundert vorschlug. Benthams Konzept des „Panoptikums“ beschreibt ein Gefängnis, in dem ein einzelner Wärter die gesamte Gefängnisbevölkerung beobachten kann, ohne dass die Gefangenen wissen, dass sie überwacht werden.
Dieser Vergleich ist zwar geläufig, bleibt aber treffend. Die schiere Zahl der Möglichkeiten, die Arbeitgeber im Bereich der modernen Mitarbeiterüberwachung zur Verfügung haben, macht es für Beschäftigte schwierig, vollständig zu verstehen, wann und warum sie überwacht werden.
Ein Beispiel dafür findet sich im Fall von Myrna Arias, der in einer Studie aus dem Jahr 2018über „Evidenzbasierte Empfehlungen für die Leistungsüberwachung von Mitarbeitern“ ausführlich beschrieben wird. Arias wurde von dem US-amerikanischen Geldtransferunternehmen Intermex eingestellt, das von ihr verlangte, Xora herunterzuladen, eine „Anwendung zur Verwaltung mobiler Ressourcen …, die nützliche mobile Webdienste für Mitarbeiter bereitstellt, die häufig kundenbezogene Kommunikation führen und unterwegs sind“.
Während die Nutzung der App während der Arbeitszeit nützliche Daten über die Aktivitäten der Mitarbeiter lieferte, erfasste Xora rund um die Uhr Standortdaten der Nutzer. Als Arias gegen diese permanente Überwachung ihres Lebens protestierte und darum bat, die Funktion außerhalb der Arbeitszeit zu deaktivieren, bestand ihr Vorgesetzter darauf, dass die App rund um die Uhr aktiviert blieb, damit sie ordnungsgemäß funktionieren konnte. Der Vorgesetzte prahlte anschließend damit, dass er mithilfe der Ortungsfunktionen der App jederzeit sehen könne, wie schnell Arias fuhr – ein Hinweis darauf, wie leicht Tracking-Apps wie Xora von Führungskräften und anderen Personen mit Zugriff auf die Daten missbraucht werden können.
Nachdem die Unternehmensleitung ihren Antrag abgelehnt hatte, Xoras Ortungsfunktionen außerhalb der Arbeitszeit zu deaktivieren, schaltete Arias die App selbst aus. Daraufhin wurde sie wegen Verstoßes gegen die Anweisungen entlassen. Der daraus resultierende Rechtsstreit zwischen Arias und Intermex wurde außergerichtlich beigelegt. Die Einzelheiten der Einigung wurden nicht veröffentlicht; Arias forderte in der Klage jedoch 500.000 US-Dollar Schadensersatz wegen entgangener Löhne.
Ein großer Teil der akademischen Literatur aus Vergangenheit und Gegenwart behauptet, dass die Vorteile der Mitarbeiterüberwachung von ihren Nachteilen aufgewogen werden. In einem Artikel aus dem Jahr 2000in „Business Ethics Quarterly“ schreibt Professor Adam D. Moore: „Obwohl diese Art der Mitarbeiterüberwachung einige Vorteile bringen kann, spricht die überwiegende Beweislage dagegen. Einige Studien haben gezeigt, dass diese Überwachungssysteme Angst und Unmut erzeugen und das Stressniveau erhöhen.“
Ein zentrales Problem der Mitarbeiterüberwachung und insbesondere moderner Software zur Mitarbeiterüberwachung ist ihr Potenzial, Beschäftigte zu Sammlungen von Statistiken zu entmenschlichen. Wie Ivan Manokha es in seiner Arbeit aus dem Jahr 2020in „Surveillance & Society“ ausdrückte: „…wir befassen uns mit dem Prozess, menschliche Arbeitskräfte in Dinge mit objektiven Indikatoren wie Produktivitätsniveau, körperlicher Verfassung, kognitiven Merkmalen und verschiedenen Aggregaten dieser Messwerte zu verwandeln, die einen Vergleichswert jedes Mitarbeiters im Verhältnis zu anderen berechnen.“
So überwachen Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter richtig
Kurz gesagt wäre es wahrscheinlich am besten, Ihre Mitarbeiter nicht übermäßig zu überwachen. Wenn Sie jedoch das Gefühl haben, dass Sie es tun müssen, können Sie einige Schritte ergreifen, um dies ethisch zu gestalten und den Schaden zu minimieren. Die bereits erwähnte Studie „Evidenzbasierte Empfehlungen für die Leistungsüberwachung von Mitarbeitern“ enthält hierzu eine Reihe ausgezeichneter Vorschläge:
- Seien Sie transparent beim Einsatz der Mitarbeiterüberwachung: Software zur Mitarbeiterüberwachung kann Spywaresehr ähnlich sehen, einer von Hackern eingesetzten Malware-Art, um Nutzeraktivitäten zu verfolgen und deren Daten zu stehlen. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass Unternehmen – anders als Hacker – ethisch verpflichtet sind, vor der Einführung dieser Software die Zustimmung der Mitarbeiter einzuholen, und die Software idealerweise nicht auf privaten Geräten der Beschäftigten installieren sollten. Die informierte Zustimmung der Mitarbeiter einzuholen und sie umfassend darüber aufzuklären, welche Überwachung an ihnen durchgeführt wird, ist zwingend erforderlich.
- Stellen Sie sicher, dass sie notwendig ist: Führen Sie Überwachung nur dann ein, wenn sie „für das Funktionieren der Organisation entscheidend ist, da Überwachung unabhängig von ihrer Umsetzung typischerweise negative Reaktionen hervorruft“.
- Entwicklung statt Bestrafung: „Nutzen Sie EPM für Lernen und Entwicklung statt zur Abschreckung“, mahnt die Studie. Wird die Software ausschließlich als Strafinstrument eingesetzt, können sich die negativen Auswirkungen, die Mitarbeiterüberwachung auf Beschäftigte haben kann, verstärken. Nutzen Sie sie stattdessen, um Entwicklungsvorschläge zu machen und das Wachstum der Mitarbeiter zu fördern. So können Sie die gewünschten Produktivitätssteigerungen mit einem geringeren Schadenspotenzial erzielen.
- Beschränken Sie den Einsatz von EPM auf arbeitsbezogenes Verhalten: Wie der oben beschriebene Fall Myrna Arias und Intermex zeigt, ist es wichtig, „EPM ausschließlich auf arbeitsbezogenes Verhalten zu beschränken“. Vermeiden Sie Mitarbeiterüberwachung, wenn sich die Beschäftigten nicht am Arbeitsplatz befinden und keiner arbeitsbezogenen Tätigkeit nachgehen.
- Berücksichtigen Sie die Struktur Ihrer Organisation: Dazu können die Größe Ihres Unternehmens, die Art der ausgeführten Arbeit und die typischen Aufgaben gehören, die Ihre Mitarbeiter täglich erledigen. Stellen Sie insbesondere bei größeren Unternehmen sicher, dass das System auf allen Ebenen des Unternehmens von oben bis unten klar kommuniziert und beschrieben wird. Dies ist kein System, das Sie spontan einführen sollten. Außerdem müssen Sie „die Merkmale der Tätigkeit berücksichtigen – komplexe Aufgaben, die bei den Kernaufgaben mehr Freiheit und Eigenständigkeit erfordern, benötigen EPM-Systeme, die wichtige Aktivitäten nicht blockieren“.
Insgesamt kann die Überwachung im Umgang mit Mitarbeitern ein gefährliches Spiel sein, denn Ihre Beschäftigten sind Menschen mit eigenen Gedanken, Wünschen und einem Leben außerhalb des Arbeitsplatzes. Sie sind keine abstrakten Träger von Produktivitätswerten und Leistungsbeurteilungen, die von künstlicher Intelligenz analysiert werden können. Und wenn sie dazu in der Lage sind, werden sie das Unternehmen verlassen, sobald sie das Gefühl haben, schlecht behandelt oder entmenschlicht zu werden.
Ein Unternehmen zu führen kann ebenso eine emotionale wie eine analytische Aufgabe sein. Letztlich liegt es an Ihnen zu entscheiden, ob die potenziellen Vorteile, die Überwachungstechniken bringen können, den möglichen Schaden für das Wohlbefinden und die Moral Ihrer Mitarbeiter wert sind.
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